Трудовые книги в электронном или бумажном виде: что лучше

Данные, которые обязаны фиксировать отвечающие за кадры, уже давно, параллельно с бумажным вариантом, оформляются для Пенсионного фонда на компьютере.

Так выполняется регистрация сведений о всех работающих в Российской Федерации. А реальностью электронные трудовые книжки стали с 1 января 2022 года.

Пока это делается на добровольной основе, практически — по выбору сотрудника, который должен только выразить пожелание письменно (пока нет узаконенного бланка). Бумажные корочки при этом также остаются действительными, а данные о всех работах буду существовать одновременно на бумаге и электронно.

Замена привычных «корочек» на электронные ТК будет происходить неопределённое время. С января 2022 года при устройстве на работу электронная ТК будет создаваться автоматически.

При любом изменении кадрового состояния, т. к. информация об этом непременно посылается кадровиками ПФРФ, причём буквально назавтра, после кадрового действия, будь то приём или увольнение.

То есть если до 2022 года гражданин нигде не был оформлен, то его рабочая биография будет зафиксирована только компьютерным образом — с бумажным вариантом кадровики работать больше не будут.

Для компаний всех форм собственности, в отличие от их сотрудников, это отнюдь не добровольное мероприятие. Уже в феврале 2022 года бухгалтеры будут в первый раз сдавать форму СЗВ-ТД — новый отчёт именно для занесения сведений на ресурс электронной ТК. Для нарушителей, разумеется, предусмотрены штрафы (по слухам, пока штрафовать не будут).

Как формируется кадровая отчётность в электронном формате

За двенадцать месяцев 2022 года всем работающим надлежит написать работодателю (узаконенного образца пока нет) о переходе на новый вариант или о продолжении использования привычных корочек.

Те, кто выберет формат ЭТК, будут хранить свою бумажную ТК дома. Сведения туда в этом случае будут вноситься по желанию владельца ТК.

При этом не позднее 30 июня 2022 года главный по кадрам в организации обязан проинформировать персонал о необходимости до 31.12.20 г. определиться с формой ведения ТК.

Пожелания работников сообщаются и фиксируются для ПФ РФ. При отсутствии заявления руководство фирмы весь 2022 год обязано вести ТК в обоих видах. Но с 2022 года его обязанностью будет заносить сведения только на электронную ТК.

Бумажный вариант станет дублирующим, для тех, кто не доверяет электронной форме хранения информации. Впрочем, такую важную для любого человека информацию можно хранить просто записи на случай каких-то сбоев, без печатей и подписей.

Первоначально, основная нагрузка по нововведению ляжет, как легко предположить, на кадровиков, которым придётся переводить с бумажного на электронный. Потом большая часть кадровых трудов возляжет на плечи бухгалтеров. Возможно, будут разработаны новые формы отчётности для учёта новой реальности.

Кадровая информация, подлежащая занесению в ЭТК будет доставляться Пенсионному фонду привычными способами, как и прочая отчетность, в прежнем формате общения с ПФ РФ. Придётся откорректировать документацию, регламентирующую кадровый учёт данной фирмы, дополнить и откорректировать действующие трудовые соглашения.

Как действует новая форма кадрового учёта

Все действия по новому способу работы с кадровой информацией совершаются только при помощи компьютера. Работодатель транслирует кадровую отчётность для ПФ РФ через Страховой кабинет или прямо Клиентской службе местного органа ПФ РФ.

Все данные, зафиксированные в электронной ТК можно просмотреть через Личный кабинет или на портале Госуслуг. Самым компактным гаджетом для получения информации из своей электронной ТК для трудящихся будет, скорее всего, смартфон, вооружённый специальным приложением.

Разумеется, если возникнет нужда, сотрудник фирмы (даже бывший) может получить требуемые ему сведения письменно, заверенными от работодателя или государственным учреждением (МФЦ или управление ПФ РФ). Причём такие выписки можно получать не обязательно по адресу работы или жительства, а везде, где имеются соответствующие учреждения.

При аккуратном выполнении кадровиками своих функций, записи обеих вариантов (компьютерного и прежнего) будут, разумеется, совпадать.

Если работник выявит недостоверность информации, направленной на свою электронную ТК, или не найдёт сведений, которые должны там присутствовать, он может написать заявление работодателю и тот обязан внести соответствующую корректировку или дополнить факты трудовой биографии и представить их в ПФ РФ.

Руководство фирмы несёт многообразную ответственность за то, что кадровики заносят или забывают занести на соответствующий электронный ресурс. Кроме точности или неточности информации, сотрудник по кадрам отвечает за своевременность регистрации и предоставления данных (государственным структурам или даже по запросу сотрудника).

Особенно важна чёткость и определённость фиксации причины расставания работника с бывшим работодателем. Неправильно сформулированная и записанная причина увольнения может помешать уволенному гражданину получить новую работы.

Это может стать причиной судебного разбирательства, по которому суд, скорее всего, займёт сторону пострадавшего, обязав фирму выплатить ему средний заработок за весь срок вынужденной безработицы.

А самое важное для любого работающего гражданина, пожалуй, то, что от корректности (по форме или по содержанию) отсылаемых для ПФ РФ сведений зависит исчисление пенсионного стажа, насколько беспроблемно, а значит, быстро будет оформляться желанная пенсия.

Для некоторых компаний немаловажным окажется согласование этих кадровых нововведений с профсоюзом (по крайней мере, зафиксировать, что профсоюз проинформирован до 30.06.20 г. о переходе на новую форму кадрового учёта).

На электронной ТК будет отражён тот же комплект записей, что и на бумажном двойнике:

1. Дата, место рождения, образование.
2. Когда принят, уволен, переведён.
3. Место работы в настоящее время.
4. Текущее кадровое мероприятие (прием на работу, перевод, увольнение).
5. Всё, что и прежде указывалось о профессиональной деятельности сотрудника.
6. Название (характер) порученной работы.
7. Основание кадрового действия (дата, номер и вид документа).
8. Причины прекращения трудового договора.

Приходя на новое место работы, претендент должен документально подтвердить свой профессиональный опыт. Он может это сделать или при помощи распечатки из Личного кабинета всех фактов трудовой биографии, или предоставив носитель (тогда необходима электронная подпись).

В отделе кадров эта информация переносится в систему учёта кадров фирмы. При любом кадровом мероприятии работодатель выдаёт соответствующую справку, параллельно с электронной фиксацией. По просьбе работника, информация (при приёме-увольнении или текущая) заносится в трудовой документ старого образца.

Очень важно, что сведения, собранные в электронной ТК, являются персональными данными. За их раскрытие ответственный сотрудник, а по сути, всё соответствующее подразделение, будет нести ответственность.

Некоторые тонкости новой отчётности пока не оформлены законодательно. А достоинства и недостатки электронной ТК можно уже предположить.

К достоинствам однозначно можно отнести следующие новые возможности:

• быстрота получения информации о трудовой деятельности;
• удобство получения информации при помощи самых распространённых гаджетов и в любом месте РФ;
• практически абсолютная сохранность и защищённость данных при хранении данных на носителях в государственном хранилище. Потеря бумажного варианта перестанет быть проблемой, став рутинным мероприятием при посещении соответствующего учреждения;
• защита от мошеннических действий с бланками (фальшивый диплом совместно с фальшивой ТК выглядит гораздо убедительней);
• для устройства на работу достаточно удалённого доступа;
• уменьшение количества ошибочной информации при передаче сведений;
• возможность для госструктур проводить актуальные аналитические исследования на рынке труда;
• бумажно-канцелярская работа больше не будет обязательной для кадровой службы. Фирмы будут экономить на бумаге, шкафах, рабочем времени сотрудников;
• возможность простого и быстрого предоставления данных из системы для получения государственных услуг;
• задержка выдачи ТК (редко наказуемое мероприятие) уже не будет средством давления на нежелательного работника;
• пожилым людям пенсионного возраста не придётся тратить время и силы в учреждениях для оформления пенсии, достаточно передать данные лицевого счета (бумажное подтверждение уже не требуется);
• можно не сомневаться, что компьютерные гении разработают программы, которые значительно облегчат и упростят работу по новой системе кадрового учёта.

Прогнозируемые недостатки электронной ТК:

• как любой электронный носитель, база данных электронных ТК (точнее, сохраняемая информация) подвержена некоторым технологическим сбоям и хакерским атакам. Поэтому присутствует потенциальная возможность утраты сведений. Но, разумеется, государственные информационные базы имеют максимальную степень защиты, а также дублируются. Электронные ресурсы ПФ РФ обустроены в соответствии с положениями, которые обеспечивают сохранность персональных данных;
• информация, возникающая в процессе взаимодействия работника с работодателем, подлежит длительному хранению и использованию в важных для человека случаях. Это требует особой тщательности при занесении сведений на ресурсы ПФ РФ;
• в случае ошибочного внесения информации сведения могут затеряться, а доказывать и возобновлять их нужно будет при помощи бумажных документов (ТК, трудовых договоров);
• из-за низкой степени цифровизации отнюдь не граждане Российской Федерации способны получать информацию о периодах работы через интернет. Жители труднодоступных районов Сибири и Дальнего Востока получат ожидаемые удобства от нововведений не очень скоро;
• в начальный период у работодателей объем работы по фиксации кадровой информации не уменьшится, а, наоборот, увеличится, т. к. придётся вести ТК обоими форматами (электронном и бумажном);
• дополнительный объём работ для ответственных в фирме за бухгалтерию и кадры (в начальный период): придётся формировать для Пенсионного фонда новый отчет СЗВ-ТД.

В целом, недостатки электронных ТК носят достаточно случайный характер, а достоинства способны обеспечить надёжность сохранения очень важных для любого человека сведений, простоту, лёгкость их применения и прозрачность взаимоотношений работника, работодателя и государства.